AML / KYC-policy
Det er policyen til KGN Services LTD og dets tilknyttede selskaper (heretter kalt «KGN») å forby og aktivt forfølge forebygging av hvitvasking av penger og enhver aktivitet som letter hvitvasking av penger eller finansiering av terroristiske eller kriminelle aktiviteter. KGN er forpliktet til å overholde AML i samsvar med gjeldende lover i jurisdiksjoner der KGN tilbyr bedrifts- og juridiske tjenester. KGN krever at ledere, ansatte og tilknyttede selskaper overholder disse standardene for å forhindre bruk av produktene og tjenestene til hvitvaskingsformål.
For formålene med retningslinjene er hvitvasking generelt definert som å delta i handlinger utformet for å skjule eller skjule den sanne opprinnelsen til kriminelle utbytte, slik at det ulovlige utbyttet ser ut til å stamme fra legitim opprinnelse eller utgjør legitime eiendeler.
Generelt foregår hvitvasking i tre faser. Kontanter kommer først inn i det finansielle systemet på «plasseringsstadiet», der kontanter generert fra kriminelle aktiviteter konverteres til pengeinstrumenter, for eksempel postanvisninger eller reisesjekker, eller settes inn på kontoer i finansinstitusjoner. På «lagvis»-stadiet overføres eller flyttes midlene til andre kontoer eller andre finansinstitusjoner for ytterligere å skille pengene fra dets kriminelle opphav. I «integrasjon»-stadiet blir midlene gjeninnført i økonomien og brukt til å kjøpe legitime eiendeler eller til å finansiere andre kriminelle aktiviteter eller legitime virksomheter. Terrorfinansiering må ikke innebære utbytte av kriminell oppførsel, men snarere et forsøk på å skjule opprinnelsen eller tiltenkt bruk av midlene som senere skal brukes til kriminelle formål.
Hver ansatt i KGN hvis oppgaver er knyttet til levering av produkter og tjenester fra KGN. og som direkte eller indirekte handler med KGNs klientell, forventes å kjenne kravene i gjeldende lover og forskrifter som påvirker hans eller hennes jobbansvar, og det skal være en bekreftende plikt for en slik ansatt til enhver tid å utføre disse forpliktelsene i en måte som er i samsvar med kravene i relevante lover og forskrifter.
Lovene og forskriftene inkluderer, men er ikke begrenset til: «Customer Due Diligence for Banks» (2001) og «General Guide to Account Opening and Customer Identification» (2003) fra Basel Committee of Banking Supervision, 49+9 anbefalinger om penger hvitvasking av FATF, USA Patriot Act (2001), Money Laundering Prevention and Control Act av (2007,2010) eller som endret fra tid til annen.
For å sikre at denne generelle policyen blir implementert, må ledelsen i KGN. har etablert og opprettholder et løpende program med sikte på å sikre etterlevelse av relevante lover og regler og forhindre hvitvasking. Dette programmet søker å koordinere de spesifikke regulatoriske kravene på tvers av konsernet innenfor et konsolidert rammeverk for å effektivt håndtere konsernets eksponering mot hvitvasking av penger og terrorfinansiering på tvers av alle forretningsenheter, funksjoner og juridiske enheter.
Hvert av KGNs tilknyttede selskaper er pålagt å overholde alle aspekter av konsernets retningslinjer, så vel som deres egne AML-policyer, som spesifikt tar hensyn til lokale AML-lover og -krav som de er underlagt. Dersom konsernet og dets tilknyttede selskaper ikke overholder alle gjeldende lokale AML-lover og -forskrifter, kan det føre til alvorlige regulatoriske straffer, mulige bøter og strafferettslige sanksjoner og skade på konsernets forretningsomdømme.
Risikovurdering
En vurdering av risikoen for eksponering for hvitvaskingsproblemer på tvers av alle kundeforhold skal gjennomføres ved bruk av KGNs standardiserte risikovurderingsmodell. Risikovurderingsmodellen skal godkjennes av styret på årlig basis.
Mistenkelige aktiviteter
Det er tegn på mistenkelig aktivitet som tyder på hvitvasking. Disse blir ofte referert til som «røde flagg». Hvis et rødt flagg oppdages, vil ytterligere due diligence bli utført før kundens forespørsler aksepteres eller ytes tjenester. Eksempler på røde flagg er:
– Kunden viser uvanlig bekymring angående AML-retningslinjene, spesielt angående hans eller hennes identitet, type virksomhet og eiendeler, eller er motvillig eller nekter å avsløre informasjon om forretningsaktiviteter, eller presenterer uvanlig eller mistenkelig identifikasjon eller forretningsdokumenter.
– Kunden ønsker å inngå transaksjoner som mangler forretningssans eller tilsynelatende investeringsstrategi, eller som er i strid med kundens uttalte forretningsstrategi.
– Informasjonen gitt av kunden som identifiserer en legitim pengekilde er falsk, villedende eller vesentlig feil.
– På forespørsel nekter kunden å identifisere eller unnlater å angi noen legitim kilde til hans eller hennes midler og andre eiendeler.
– Kunden (eller en person som er offentlig tilknyttet kunden) har en tvilsom bakgrunn eller er gjenstand for nyhetsreportasjer som indikerer mulige kriminelle, sivile eller juridiske lovbrudd.
– Kunden viser manglende bekymring angående risiko, provisjoner eller andre transaksjonskostnader.
– Kunden ser ut til å opptre som en agent for en ikke avslørt oppdragsgiver, men nekter eller er motvillige, uten legitime kommersielle grunner, til å gi informasjon eller er på annen måte unnvikende om den personen eller enheten.
– Kunden synes det er vanskelig å beskrive arten av sin virksomhet eller mangler generelt kunnskap om sin bransje.
– Kunden prøver å gjøre hyppige eller store innskudd av valuta, insisterer på kun å handle med likvide midler.
– Uten noen åpenbar grunn har kunden flere kontoer under ett enkelt navn eller flere navn med et stort antall mellomkontoer eller tredjepartsoverføringer.
– Kunden er fra eller har kontoer i et land som er identifisert som et ikke-samarbeidende land eller territorium av Financial Action Task Force.
– Kundens konto har uforklarlig eller plutselig omfattende overføringsaktivitet, spesielt på kontoer som har hatt liten eller ingen tidligere aktivitet.
– Kundens konto viser en rekke valuta- eller kassesjekktransaksjoner som utgjør betydelige summer.
– Kundens konto har et stort antall bankoverføringer til ikke-relaterte tredjeparter som er uforenlige med kundens legitime forretningsformål.
– Kundens konto har bankoverføringer som ikke har noe åpenbart forretningsformål til eller fra et land identifisert som en risiko for hvitvasking eller et fristed for bankhemmeligheter.
– Kundens konto indikerer store eller hyppige bankoverføringer, umiddelbart trukket med sjekk eller debetkort uten noen åpenbar forretningsformål.
– Kunden foretar et innskudd etterfulgt av en umiddelbar anmodning om at pengene utbetales eller overføres til en tredjepart eller et annet selskap, uten noen åpenbar forretningsformål.
– Kunden gjør et innskudd med sikte på å kjøpe en langsiktig investering kort tid etterfulgt av en forespørsel om å avvikle posisjonen og overføre inntektene fra kontoen.
– Kunden engasjerer seg i overdreven journalposter mellom urelaterte kontoer uten tilsynelatende forretningsformål.
– Kunden ber om at en transaksjon behandles på en slik måte at selskapets vanlige dokumentasjonskrav unngås.
– Kunden, uten åpenbar grunn eller i forbindelse med andre røde flagg, engasjerer seg i transaksjoner som involverer visse typer verdipapirer, for eksempel penny stocks, ihendehaverobligasjoner, som, selv om de er legitime, har blitt brukt i uredelige ordninger og hvitvaskingsaktiviteter. (Slike transaksjoner kan garantere ytterligere due diligence for å sikre legitimiteten til kundens aktivitet.)
Spesielt utpekte statsborgere og sanksjonerte parter screening
Alle nye kunder må screenes mot US Office of Foreign Assets Controls (OFAC)-listen over Specially Designated Nationals (“SDN”) og sanksjonerte parter før tjenester tilbys eller en konto åpnes på kundens vegne. Eventuelle konkurranser mot disse listene vil resultere i at WIS nekter å tilby noen tjenester til oppførte enkeltpersoner og juridiske enheter.
Kundeidentifikasjon
KGN vil dokumentere og vedlikeholde skriftlige kundeidentifikasjonsprosedyrer («CIP») som vil muliggjøre en rimelig tro på at KGN kjenner den sanne identiteten til hver kunde. Hvis KGN ikke er i stand til å verifisere en kundes identitet innen en rimelig periode etter tjenester eller forespørsel om kontoåpning, vil disse tjenestene bli suspendert og kontoen vil bli stengt. Slike kontoer og tjenester vil være gjenstand for økt due diligence frem til tidspunktet kundens identitet er bekreftet eller kontoen er stengt og tjenestene suspendert.
CIP for fysiske personer
For fysiske personer skal følgende opplysninger innhentes der det er relevant:
– juridisk navn og andre navn som brukes (som pikenavn);
– korrekt permanent adresse (full adresse må innhentes; et postboksnummer er ikke tilstrekkelig);
– telefonnummer, faksnummer og e-postadresse;
– Fødselsdato og -sted;
– nasjonalitet;
– stilling, offentlig stilling og/eller navn på arbeidsgiver;
– et offisielt personlig identifikasjonsnummer eller annen unik identifikator inneholdt i et offisielt dokument som ikke er utløpt (f.eks. – pass, ID-kort, oppholdstillatelse, trygderegister, førerkort) med et fotografi av kunden;
– kilde til formue (der det er aktuelt).
KGN må verifisere denne informasjonen med minst én av følgende metoder: l
– bekreftelse av fødselsdato fra et offisielt dokument (f.eks. fødselsattest, pass, identitetskort, personopplysninger);
– bekreftelse av den faste adressen (f.eks. strømregning, skatteangivelse, kontoutskrift, et brev fra en offentlig myndighet);
– å kontakte kunden via telefon, brev eller e-post for å bekrefte informasjonen som er gitt etter at en konto er åpnet eller andre tjenester levert (f.eks. en frakoblet telefon, returnert e-post eller feil e-postadresse bør berettige videre undersøkelse);
– bekreftelse på gyldigheten av den offisielle dokumentasjonen gitt gjennom sertifisering av en autorisert person
CIP for institusjoner
De underliggende prinsippene for kundeidentifikasjon for fysiske personer gjelder likt for kundeidentifikasjon for alle institusjoner. Når identifisering og verifisering av fysiske personer er involvert i det følgende, skal veiledningen ovenfor med hensyn til slike personer ha samme anvendelse. Begrepet institusjon omfatter enhver enhet som ikke er en fysisk person.
For bedriftsenheter (dvs. selskaper og partnerskap), må følgende informasjon innhentes:
– Navn på institusjon;
– hovedkvarter for institusjonens forretningsdrift;
– postadressen til institusjonen;
– kontakttelefon- og faksnummer;
– en form for offisielt identifikasjonsnummer, hvis tilgjengelig (f.eks. skatteidentifikasjonsnummer);
– originalen eller bekreftet kopi av stiftelsesbeviset og stiftelsesdokumentet og vedtektene;
– selskapets art og formål og dets legitimitet.
Denne informasjonen må verifiseres ved hjelp av minst én av følgende metoder:
– for etablerte selskapsenheter – gjennomgang av en kopi av den siste rapporten og regnskapet (revidert hvis tilgjengelig);
– å utføre en henvendelse fra en bedriftsinformasjonstjeneste eller et foretak fra et anerkjent og velkjent advokat- eller regnskapsfirma som bekrefter de innsendte dokumentene;
– foreta bedriftsransaking og/eller andre kommersielle undersøkelser for å fastslå at institusjonen ikke har vært eller ikke er i ferd med å bli oppløst, slått av, avviklet eller avsluttet;
– bruk av en uavhengig informasjonsverifiseringsprosess, f.eks. ved å få tilgang til offentlige og private databaser;
– innhenting av tidligere bankreferanser;
– besøke selskapet der det er praktisk mulig;
– kontakte selskapet via telefon, post eller e-post.
Journalføring
All identifikasjonsdokumentasjon og serviceopptegnelser må oppbevares i minimumsperioden som kreves av lokal lov.
utdanning
Alle nyansatte må få opplæring i anti-hvitvasking som en del av det obligatoriske opplæringsprogrammet for nyansatte. Alle relevante ansatte er også pålagt å gjennomføre AML-opplæring årlig. Det kreves deltakelse i ytterligere målrettede opplæringsprogrammer for alle ansatte med daglige AML-ansvar.
Administrasjon
For formålene med AML-policyen må KGN utnevne AML Compliance Committee. KGN AML Compliance Committee er ansvarlig for administrasjon, revisjon, tolkning og anvendelse av denne policyen. Retningslinjene vil bli revidert årlig og revidert ved behov.
AML Compliance Committees plikter med hensyn til policyen inkluderer, men skal ikke være begrenset til, utforming og implementering og oppdatering av policyen etter behov; opplæring av offiserer og ansatte; overvåke overholdelse av KGN-tilknyttede selskaper, opprettholde nødvendige og hensiktsmessige poster; og uavhengig testing av driften av policyen.
